Kegiatan meeting atau rapat hampir setiap hari dilakukan oleh para pekerja, baik swasta maupun pegawai pemerintah. Meeting dilakukan untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar tim, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih efektif. Namun, pernahkah kamu berada dalam situasi meeting yang tidak efektif dan jauh dari pembahasan awal atau durasi yang terlalu lama? Salah satu penyebabnya adalah kesalahan dalam pemilihan lokasi meeting.
Nah, agar lebih efektif, kamu bisa mencoba meeting dengan mengambil paket meeting hotel yang praktis.
- Pemilihan lokasi rapat
Bagaimana pemilihan lokasi hotel mempengaruhi jalannya meeting? Salah satunya adalah fasilitas yang ditawarkan. Coba kamu bayangkan berada dalam lokasi meeting yang fasilitasnya tidak memadai, seperti AC rusak atau kebersihan yang tidak terjaga. Tentu, kamu akan merasa tidak nyaman, bukan? Oleh sebab itu, pemilihan lokasi sangat penting dilakukan. Pilihan lokasi terbaik yaitu di room meeting hotel. Dengan fasilitas dan makanan yang sudah disediakan, suasana meeting yang nyaman pun akan tercipta.
- Tujuan meeting tidak jelas
Meeting tanpa agenda yang jelas menjadi kegiatan yang tidak produktif. Sebab, tidak adanya tujuan akhir di dalam meeting tersebut. Pembahasan yang tidak fokus membuat peserta meeting bingung dan jenuh selama meeting berlangsung. Oleh sebab itu, tentukan terlebih dahulu topik apa saja yang akan dibahas dan tentukan tujuan akhirnya. Sehingga, keputusan akhir dapat ditentukan bersama.
- Terlalu banyak peserta meeting
Sebelum mengadakan meeting, tentukan terlebih dahulu tim mana saja yang terlibat dan relevan dalam topik diskusi. Contohnya, meeting pembahasan marketing, namun tim IT ikut diundang dalam meeting. Selain tidak efektif, tim yang tidak relevan akan kehilangan waktu untuk mengerjakan pekerjaan lainnya. Apalagi, jika peserta meeting bukan orang-orang yang memiliki peran dalam pengambilan keputusan.
- Terjadi gangguan teknis
Gangguan teknis ini adalah situasi tidak terduga yang dapat saja terjadi di pertengahan atau awal meeting. Seperti mic dan proyektor yang bermasalah, atau listrik yang tiba-tiba mati. Adanya gangguan tersebut, membuat durasi meeting menjadi lama sehingga peserta hilang fokus. Waktu pun akan terbuang sia-sia. Oleh sebab itu, pastikan kondisi tempat sudah sesuai dengan standard perusahaan.
- Kurangnya time management
Mengapa time management diperlukan saat meeting? Karena durasi meeting akan menjadi lama dan tidak terarah. Tidak adanya pembatasan waktu juga membuat diskusi di luar topik pembahasan. Oleh sebab itu, tentukan terlebih dahulu total durasi dan waktu yang dibutuhkan peserta meeting untuk menyampaikan materinya.
Perencanaan meeting sangat penting dilakukan supaya lebih produktif dan efektif. Semua kendala tidak akan kamu alami jika menggunakan paket meeting hotel, karena segala hal sudah disiapkan oleh pihak hotel dengan cermat.
